ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące wyboru ośrodka szkoleniowego

Kwiecień 11, 2012 admin Komentarze są wyłączone

Kraków, dnia 11.04.2012

 ZAPYTANIE OFERTOWE

dotyczące wyboru ośrodka szkoleniowego (hotelu), w którym zorganizowane zostaną szkolenia wyjazdowe/integracyjne dla pracowników wszystkich działów firm Selvita i BioCentrum. W ramach zamówienia zorganizowane zostaną 3 szkolenia, każde szkolenie dla 40 osób (w dwóch mniejszych grupach). Na każde szkolenie dla 40 osób przypadać będzie 2 trenerów oraz 2 organizatorów szkolenia.  Planowany termin szkoleń to 25-26 maja 2012 r. Wszystkie szkolenia muszą odbyć się w jednym terminie i w jednym ośrodku szkoleniowym.

 

Szkolenia organizowane są w projekcie pt. „Program doskonalenia kompetencji pracowników firm Selvita S.A. i BioCentrum Sp. z o.o.” finansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Poddziałanie 8.1.1 Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw, Numer projektu: POKL. 08.01.01-12-504/11

 

Kody CPV zamówienia:

  • najem sali konferencyjno-warsztatowej – kod CPV 70220000-9 (usługi najmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkania)
  • zakwaterowanie uczestników i trenerów – kod CPV 55100000-1 (usługi hotelarskie)
  • wyżywienie dla uczestników i trenerów szkolenia – kod CPV 55300000-3 (usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków)

 

 

Nazwa i adres zamawiającego

BERNDSON Sp. z o. o.

ul. Feldmana 4/11

31-130 Kraków

 

 

Tryb udzielania zamówienia

Postępowanie o udzielenie zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

 

 

Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest:

  • Wynajem sal szkoleniowych na szkolenia zapewniających komfortowy udział w szkoleniu 20 uczestników wraz z wyposażeniem (min. rzutnik, ekran, flipchart) – Zamawiający planuje zorganizować 3 szkolenia (każde w dwóch grupach po 20 osób; każde szkolenie wymaga zapewnienia dwóch sal szkoleniowych)
  • Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w formie bufetu w pokojach dwuosobowych i uroczystą kolacją dla uczestników szkoleń wyjazdowych – w każdym z 3 szkoleń weźmie udział 40 uczestników, ponadto Oferent zobowiązany jest zapewnić noclegi wraz z wyżywieniem dla dwóch trenerów i dwóch organizatorów (noclegi ze śniadaniem i kolacją dla trenerów i organizatorów należy wliczyć w cenę usługi dla danej grupy 40 uczestników szkolenia)
  • Zapewnienie cateringu w czasie szkoleń (całodzienny serwis kawowy składający się z kawy, herbaty, wody, soków i ciastek oraz dwudaniowy gorący posiłek z napojem na każdy dzień szkoleniowy dla uczestników, trenerów i organizatorów)

 

Szkolenia mogą być zorganizowane w hotelach wyłącznie na terenie woj. Małopolskiego. Szkolenia muszą się odbywać w tym samym miejscu co noclegi. Każde szkolenie trwać będzie 2 dni (16 godzin). Wszystkie 3 szkolenia powinny odbyć się w jednym terminie Wobec tego Oferent musi dysponować potencjałem technicznym niezbędnym do zorganizowania szkoleń dla 120 osób w 6 salach w jednym czasie.

Przewidywany termin płatności to 30 dni od daty wystawienia faktury, przy czym data zapłaty uzależniona będzie od dostępności środków przekazanych przez Instytucją Pośrednicząca finansującą projekt (WUP Kraków) na koncie dotacji. Niniejszy zapis znajdzie się w umowie między Zamawiającym i Wykonawcą.

 

Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej.

 

 

Termin wykonania zamówienia

Planowany termin szkoleń to 25-26 maja 2012 r. Wszystkie 3 szkolenia powinny odbyć się w jednym terminie Wobec tego Oferent musi dysponować potencjałem technicznym niezbędnym do zorganizowania szkoleń dla 120 osób w 6 salach w jednym czasie.

 

 

Warunki udziału w postępowaniu

 

Wykonawcą zamówienia może być osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub wykonawcy występujący wspólnie, którzy dysponują odpowiednim potencjałem lokalowym w województwie małopolskim, technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, a także posiadają niezbędne doświadczenie do wykonania zamówienia.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:

  1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności.
  2. Posiadają doświadczenie zbieżne z zakresem zamówienia – wymaga się by Wykonawca w ciągu ostatnich 2 lat zorganizował co najmniej 20 szkoleń każde dla co najmniej 10 osobowych grup. (udokumentowane oświadczeniem, przy czym Zamawiający może poprosić o przesłanie dokumentów potwierdzających doświadczenie),
  3. Dysponują odpowiednim potencjałem lokalowym, technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
  4. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

Wykonawcy zobowiązani są do złożenia oświadczeń o spełnieniu wyżej wspomnianych warunków.

 

Z postępowania wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

  • uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  • posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
  • pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  • pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Wykonawca zobowiązany jest do dołączenia do oferty oświadczenia o braku ww. powiązań.

 

 

Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą oraz przekazywania dokumentów a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Oferentami.

 

  1. Niniejsze postępowanie jest prowadzone w języku polskim.
  2. Zamawiający porozumiewa się z Wykonawcą w formie pisemnej lub telefonicznej. Pisma można wysyłać pocztą lub składać osobiście na adres: ul. Feldmana 4/11, 31-130 Kraków.
  3. Osobami uprawnionymi do kontaktowania się w imieniu Zamawiającego jest Pracownik biura projektu Grzegorz Baran, (gbaran@berndson.com) Tel. 601 909 204.

 

Termin złożenia oferty

Termin złożenia oferty mija 27.04.2012 roku o godz. 14.00. Oferty złożone po terminie pozostaną bez rozpatrzenia. Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

 

 

Opis sposobu przygotowania oferty

Oferta musi być przygotowana w formie pisemnej pod rygorem nieważności (dopuszcza się wersję elektroniczną – wersja zeskanowana z podpisami) wg wzoru załączonego do zapytania ofertowego.

Oferta powinna zawierać:

  • opis ośrodka szkoleniowego (hotelu) wraz z dokumentacją fotograficzną (zdjęciową)
  • cenę brutto za przeprowadzenie 1 szkolenia dwudniowego dla grupy 40 osób zgodnie z opisem zawartym w zapytaniu.
  • oświadczenie o braku powiązań pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą wg wzoru z zapytania ofertowego – dla każdego z członków zespołu Oferentów.

 

Oferent powinien złożyć ofertę formie elektronicznej na adres e-mail: (gbaran@berndson.com lub w wersji papierowej na adres biura: ul. Feldmana 4/11, 31-130 Kraków.

 

Informacje o formalnościach jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia.

  1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający pisemnie poinformuje o tym Oferentów
  2. Umowa zostanie zawarta w terminie do 14 dni od zakończenia postępowania.
  3. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Oferenta.

 

Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert.

  1. W przedmiotowym postępowaniu przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie brał pod uwagę cenę i jakość złożonej oferty. Zamawiający zastosuje następujące kryteria:

a)       cena oferty stanowiącą cenę 1 szkolenia dwudniowego dla grupy 40 osobowe oraz trenerów i organizatorów (cenę należy wskazać dla 3 elementów składowych zapytania)– 65%

b)       odległość od Krakowa (z uwagi na konieczność pokrycia przez Zamawiającego dodatkowych kosztów transportu uczestników premiowane będą ośrodki znajdujące się bliżej Krakowa; w przypadku lokalizacji ośrodka w odległości mniejszej niż 60 km od Krakowa przyznane zostanie 15 punktów) – 15%

c)       jakość Oferty – Standard Ośrodka szkoleniowego (hotelu) na podstawie liczby gwiazdek hotelu (hotel 3 gwiazdkowy – 5 punktów; hotel 4 gwiazdkowy – 10 punktów; hotel 5 gwiazdkowy – 15 punktów) – 15%

d)       jakość Oferty – atrakcyjność menu (zamawiający przyzna dodatkowe 5 punktów dla Oferenta, który przedstawił najlepsze menu obiadu, kolacji, śniadania i przerw kawowych) – 5%

 

  1. Sposób wyliczenia poszczególnych elementów składowych oferty

a)       kryterium cenowe. Ocenie podlegać będzie cena za organizację 1 szkolenia.

Punkty za cenę będą obliczane wg wzoru:

Najniższa cena oferty

Liczba punktów =   ——————————– x 100 x 65%

Cena badanej oferty

Maksymalna liczba punków: 65

 

b)       odległość od Krakowa

Z uwagi na konieczność pokrycia przez Zamawiającego dodatkowych kosztów transportu uczestników premiowane będą ośrodki znajdujące się bliżej Krakowa;

W przypadku lokalizacji ośrodka w odległości mniejszej niż 60 km od Krakowa przyznane zostanie 15 punktów

 

c)       jakość Oferty – Standard Ośrodka szkoleniowego (hotelu) na podstawie liczby gwiazdek hotelu

Zleceniodawca zastrzega sobie prawo otrzymania do wglądu dokumentów potwierdzających przedstawioną jakość ośrodka, w tym także wizytację każdego Ośrodka szkoleniowego, który złożył Ofertę.

 

Oferenci oceniani będą wg następujących kryteriów:

5 pkt – hotel 3 gwiazdkowy

10 pkt – hotel 4 gwiazdkowy

15 pkt – hotel 5 gwiazdkowy

 

 

d)       jakość Oferty – atrakcyjność menu

Zamawiający przyzna dodatkowe 5 punktów dla Oferenta, który przedstawił najlepsze menu obiadu, kolacji, śniadania i przerw kawowych. Decyzja o przyznaniu dodatkowych punktów podjęta zostanie przez Komisję oceniającą Oferty na podstawie opisów przedstawionych przez Oferentów. W przypadku porównywalnych Ofert punkty nie zostaną doliczone żadnemu z Oferentów.

 

 

Wszystkie otrzymane przez Zamawiającego oferty zostaną sklasyfikowane oraz ułożone w rankingu wg przyznanych punktów za poszczególne części oceny oferty. Odrębnie oceniane będą oferty dotyczące prowadzenia szkolenia i doradztwa z poszczególnych tematów określonych w zapytaniu.

 

  1. Zamawiający ma w ramach wniosku o dofinansowanie z POKL sztywno skalkulowane kwoty na niniejszą ofertę. Zamawiający może podjąć indywidualne negocjacje z Oferentem, który uzyska największą liczbę punktów lub odstąpić od podpisania umowy.

 

Załącznik nr 1

 

FORMULARZ OFERTY

 

 

                                               ……………………….., dnia ……….

                                (miejscowość, data)

Dla Firmy BERNDSON sp. z o. o.

W odpowiedni na zapytanie ofertowe dotyczące wyboru ośrodka szkoleniowego (hotelu), w którym zorganizowane zostaną szkolenia wyjazdowe/integracyjne dla pracowników wszystkich działów firm Selvita i BioCentrum. W ramach zamówienia zorganizowane zostaną 3 szkolenia, każde szkolenie dla 40 osób (w dwóch mniejszych grupach). Na każde szkolenie dla 40 osób przypadać będzie 2 trenerów oraz 2 organizatorów szkolenia.

 

Szkolenia organizowane są w projekcie pt. „Program doskonalenia kompetencji pracowników firm Selvita S.A. i BioCentrum Sp. z o.o.” finansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Poddziałanie 8.1.1 Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw, Numer projektu: POKL. 08.01.01-12-504/11

…………………………………………………………………………………………….

(nazwa podmiotu – Oferenta)

…………………………………………………………………………………………….

(adres)

Numer telefonu ……………………………….. e-mail ……………………………………………

NIP: ……………………………….. Regon: ……………………………………………

 

  1. Zgłaszam swoją ofertę organizacji szkoleń.
  2. Szkolenia zorganizowane zostaną w …………………………….. (proszę wskazać adres ośrodka szkoleniowego – hotelu)
  3. Odległość ośrodka szkoleniowego od Krakowa wynosi …………. km
  4. Hotel, w którym zorganizowane zostanie szkolenie posiada …………… gwiazdek.
  5. Oświadczam, że:
  • Posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności.
  • Posiadam doświadczenie zbieżne z zakresem zamówienia – tj. w ciągu ostatnich 2 lat zorganizowałem co najmniej 20 szkoleń każde dla co najmniej 10 osobowych grup.
  • Dysponuję odpowiednim potencjałem lokalowym, technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
  • Znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
  1. Do Oferty załączam opis ośrodka szkoleniowego (hotelu) wraz z dokumentacją zdjęciową (dopuszczalna jest forma elektroniczna).
  2. Proponuję następującą cenę brutto za przeprowadzenie pojedynczego szkolenia: ………………………….…………… zł, w tym:
  • Wynajem na dwa dni dla dwóch grup sal szkoleniowych na szkolenia zapewniających komfortowy udział w szkoleniu 20 uczestników wraz z wyposażeniem (min. rzutnik, ekran, flipchart): ……………………… zł
  • Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w formie bufetu w pokojach dwuosobowych i uroczystą kolacją dla uczestników szkoleń wyjazdowych – w pojedynczym szkoleniu weźmie udział 40 uczestników, ponadto Oferent zobowiązany jest zapewnić noclegi wraz z wyżywieniem dla dwóch trenerów i dwóch organizatorów (noclegi ze śniadaniem i kolacją dla trenerów i organizatorów należy wliczyć w cenę usługi dla danej grupy 40 uczestników szkolenia): ……………………… zł
  • Zapewnienie cateringu w czasie dwóch dni szkoleń dla grupy 40 uczestników oraz organizatorów i trenerów (całodzienny serwis kawowy składający się z kawy, herbaty, wody, soków i ciastek oraz dwudaniowy gorący posiłek z napojem na każdy dzień szkoleniowy dla uczestników, trenerów i organizatorów): ……………………… zł
  1. Oświadczam, że realizacja usług będzie prowadzona zgodnie z warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym.
  2. Świadom odpowiedzialności karnej oświadczam, iż dane zawarte w ofercie są zgodne z prawdą.

 

 

……………………………………………

(podpis Oferenta)

 

 

Załącznik nr 2

……………………………………………….

(miejscowość i data)

………………………….

Nazwa Oferenta

 

………………………….

Adres

 

Oświadczenie

 

Ja niżej podpisany Oświadczam o braku występowania powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym.

 

Oświadczam, że w szczególności nie występują wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

  1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  2. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

 

………………………………

Podpis Oferenta

Bez kategorii

Comments are closed.