Zapytanie ofertowe - audyt - 2013-05-10

Maj 10, 2013 admin Komentarze są wyłączone

Kraków, dnia 10.05.2013

 

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

 

 

dotyczące wyboru audytora, którego zadaniem będzie przeprowadzenie audytu zewnętrznego w projekcie pt. „Program doskonalenia kompetencji pracowników firm Selvita S.A. i BioCentrum Sp. z o.o.” finansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Poddziałanie 8.1.1 Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw, Numer projektu: POKL. 08.01.01-12-504/11

Kod CPV zamówienia: 79212000-3 – usługi audytu;

 

 

Nazwa i adres zamawiającego

BERNDSON Sp. z o. o.

ul. Dobrego Pasterza 104

31-416 Kraków

 

 

Tryb udzielania zamówienia

Postępowanie o udzielenie zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

 

 

Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu realizowanego przez BERNDSON Sp. z o. o.

Tytuł projektu: „Program doskonalenia kompetencji pracowników firm Selvita S.A. i BioCentrum Sp. z o.o.”

Numer projektu: POKL. 08.01.01-12-504/11

Okres realizacji projektu: 01.01.2012 – 31.12.2013

Całkowity budżet projektu: 1 302 530,45 PLN, w tym dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego 982 772,08 PLN

Projekt realizowany jest w ramach Priorytetu VIII REGIONALNE KADRY GOSPODARKI, Działania: 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Poddziałania 8.1.1 Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw.

 

Celem ogólnym projektu jest podwyższenie kompetencji i kwalifikacji zawodowych 115 pracowników (w tym 62K) firm Selvita S.A i BioCentrum Sp. z o.o do końca 2013 r

Cel ogólny osiągnięty zostanie do końca grudnia 2013 r. dzięki realizacji następujących celów szczegółowych:

- Dostosowanie kwalifikacji z zarządzania do zmieniającej się pozycji firm na rynku 15 kierowników do końca 2013 r.,

- Podwyższenie umiejętności 10 specjalistów zajmujących się sprzedażą i marketingiem do końca 2013 r.,

- Udoskonalenie pracy zespołowej, zwiększenie identyfikacji pracowników z firmą oraz podniesienie kompetencji miękkich 115 pracowników w zakresie komunikacji, kreatywności, zarządzania czasem, kompetencji językowych i informatycznych do końca 2013r.,

- Podniesienie i zaktualizowanie wiedzy technicznej (chemicznej, biochemicznej, biotechnologicznej, biologicznej) 60 pracowników działów B+R do końca 2013 r.

 

GRUPA DOCELOWA PROJEKTU:

Wsparciem objęte zostały dwie powiązane ze sobą firmy Selvita S.A oraz BioCentrum Sp. z o.o. z siedzibami w Krakowie prowadzące działalność na terenie Woj. Małopolskiego, a także ich pracownicy (Selvita – 92, w tym 49 K i BioCentrum – 23, w tym 13K) wykonujący pracę w ramach struktur organizacyjnych przedsiębiorstwa znajdujących się w Woj. Małopolskim. Zarówno Selvita jak i BioCentrum spełniają kryteria małych firm zgodnie z rozp. KE nr 800/2008 (spełnienie kryterium strategicznego nr 2). Pośrednio projekt jest adresowany do pracowników obu firm (w rozumieniu zapisów Kodeksu pracy).

 

W ramach projektu przewidziano realizację następujących zadań:

- zadanie 1: SZKOLENIA KOMPETENCYJNE DLA KADRY MENEDŻERSKIEJ I PRACOWNIKÓW (SZKOLENIA MIĘKKIE)

- zadanie 2: SZKOLENIA TECHNICZNE DLA KADRY MENEDŻERSKIEJ I

- zadanie 3: AUDYT PROJEKTU

- zadanie 5: ZARZĄDZANIE PROJEKTEM

 

PRODUKTY PROJEKTU DOTYCZĄCE ZADANIA 1

- liczba zorganizowanych edycji szkoleń: 32

- l. h szkoleniowych: 1832

- l. uczestników szkoleń: 478

- l. h doradztwa: 200

 

PRODUKTY PROJEKTU DOTYCZĄCE ZADANIA 2

- l. zorganizowanych edycji szkoleń: 11

- l. h szkoleniowych: 96

- l. uczestników szkoleń: 86

- l. h doradztwa: 80

 

 

Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Sposób realizacji audytu zewnętrznego projektu „Program doskonalenia kompetencji pracowników firm Selvita S.A. i BioCentrum Sp. z o.o.” oraz minimalny zakres audytu zamieszczony jest w „Zasadach przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL”, stanowiących załącznik nr 9 do umowy o dofinansowanie projektu realizowanej w ramach PO KL (załącznik dostępny jest pod adresem (http://www.pokl.wup-krakow.pl/index.php/umowy-pokl.html).

 

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej.

 

 

Zakres zamówienia

Wykonawca przeprowadza audyt zewnętrzny i opracowuje raport z audytu zgodnie z wytycznymi określonymi w dokumencie „Zasady przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL”, stanowiącym załącznik nr 9 do umowy o dofinansowanie projektu realizowanej w ramach PO KL (załącznik dostępny jest pod adresem http://www.pokl.wup-krakow.pl/index.php/umowy-pokl.html).

W sytuacji zmiany wytycznych dotyczących wymagań dotyczących audytu, w czasie pomiędzy wyborem Wykonawcy a realizacją zamówienia, Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia audytu zgodnie z wymogami obowiązującymi w dniu rozpoczęcia audytu. Definicję i cel audytu zewnętrznego, sposób realizacji audytu zewnętrznego projektów w ramach POKL, rezultaty przeprowadzonego audytu, a także informacje na temat tego, jakie elementy powinien zawierać raport określają wytyczne określone powyżej.

Wykonawca przeprowadzi audyt i przygotuje raport z audytu zgodnie z wytycznymi, a także innymi obowiązującymi przepisami i zasadami.

Wykonawca przygotuje dwa egzemplarze papierowe raportu z audytu, a także przekaże go w wersji elektronicznej. Jednostka poddana audytowi (BERNDSON) ma prawo do odniesienia się do raportu zawierającego opinię z audytu w terminie 7 dni.

 

 

TERMIN SKŁADANIA OFERT

Oferty można składać do 24.05.2013 r. do godz. 14:00 w siedzibie Wnioskodawcy osobiście, pocztą lub pocztą elektroniczną na adres nurbanska@berndson.com. Decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego.

 

 

Termin wykonania zamówienia

Wykonawca przeprowadzi audyt i przygotuje raport z audytu pomiędzy 27.05.2013r. a 07.06.2013r.

Po przeprowadzeniu audytu, audytor zobowiązany będzie do przygotowania raportu zawierającego opinię z audytu zgodnie z wymogami określonymi w dokumencie „Zasady przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL”. Jednostka poddana audytowi (BERNDSON Sp. z o.o.) ma prawo do odniesienia się do raportu zawierającego opinię z audytu w terminie 7 dni. Cały proces do momentu opracowania ostatecznej wersji raportu musi zamknąć się do 28.06.2013 r.

 

 

Metodologia badania (audytu):

Do dyspozycji wykonawcy zostaną przekazane następujące materiały źródłowe:

1) Wnioski o dofinansowanie Projektu,

2) Umowy o dofinansowanie Projektu wraz z aneksami,

3) Wnioski o płatność,

4) Baza danych beneficjentów ostatecznych,

5) Inne dokumenty niezbędne do oceny realizacji Projektów.

 

 

Sposób realizacji audytu zewnętrznego projektów w ramach POKL

Audyt powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdawania realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu.

 

Minimalny zakres audytu powinien obejmować:

1) sprawdzenie, czy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych oraz ochrony danych osobowych);

2) sprawdzenie, czy beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte;

3) sprawdzenie, czy beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo-księgowym,

4) audyt poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej;

5) sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione,

6) sprawdzenie wniosków beneficjentów o płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta w części dotyczącej projektu;

7) sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta;

8) sprawdzenie sposobu promocji projektu;

9) sprawdzenie sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu.

 

W ramach realizacji projektu Zamawiający zobowiązany jest do stosowania zasady konkurencyjności w rozumieniu Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Zamawiający nie stosuje procedury ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

 

Raport zawierający opinię wydany przez audytora powinien dotyczyć kwot i informacji zawartych do momentu przeprowadzenia audytu.

Raport z audytu powinien zawierać w szczególności elementy zamieszczone we wzorze raportu stanowiące załącznik nr 1 do Wytycznych „Zasady przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL”.

 

 

Warunki udziału w postępowaniu

O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent, który spełnia następujące warunki:

 

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

 

Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w ww. zakresie rozumie się osoby posiadające niezbędne kwalifikacje do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).

 

Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu projektu ma obowiązek złożenia:

- oświadczenia o spełnianiu warunków określonych w art. 22 w związku z art. 44 Prawa zamówień publicznych;

- wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu z oświadczeniem dotyczącym ich doświadczenia i posiadanych kwalifikacji.

 

Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu powinien spełniać warunek bezstronności i niezależności w stosunku do badanego Beneficjenta.

Audyt zewnętrzny nie może być przeprowadzony przez audytora wewnętrznego jednostki/podmiotu realizującego projekt.

Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt, w szczególności:

- posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej;

- jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;

- w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu;

- osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt);

- jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;

- jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności;

- ponadto osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od IP, IP 2 oraz Instytucji Zarządzającej PO KL;

- poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z wyżej wymienionymi instytucjami oraz wykonujących audyt.

 

Należy przedstawić odpowiednie oświadczenia poświadczające spełnienie przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu. Również oświadczenie odnośnie bezstronności audytora powinno stanowić integralną część oferty.

 

Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny w projektach realizowanych w ramach POKL powinien być co najmniej dwuosobowy, przy czym przynajmniej jedna osoba powinna posiadać uprawnienia wymienione w pkt. 6 wytycznych.

Wymagane jest, by w skład zespołu audytowego wchodził biegły rewident.

 

Z postępowania wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

  • uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  • posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
  • pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  • pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

 

Wykonawca zobowiązany jest do dołączenia do oferty oświadczenia o braku ww. powiązań.

Wyżej wymienione wymagania dotyczą każdego z członków zespołu Oferentów.

 

 

Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą oraz przekazywania dokumentów a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Oferentami.

 

  1. Niniejsze postępowanie jest prowadzone w języku polskim.
  2. Zamawiający porozumiewa się z Wykonawcą w formie pisemnej lub telefonicznej. Pisma można wysyłać pocztą lub składać osobiście na adres: ul. Dobrego Pasterza 104, 31-416 Kraków.
  3. Osobami uprawnionymi do kontaktowania się w imieniu Zamawiającego jest Menedżer projektu Robert Lauks, (rlauks@berndson.com) Tel. 601 909 204.

 

 

Opis sposobu przygotowania oferty

  1. Oferta musi być przygotowana w formie pisemnej pod rygorem nieważności (dopuszcza się wersję elektroniczną – wersja zeskanowana z podpisami). Oferta musi być kompletna. Oferty niekompletne i błędne formalne będą odrzucane.
  2. W ofercie należy przedstawić propozycję ceny brutto za wykonanie audytu.
  3. Oferta musi zostać podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji. Jeżeli wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty musi być załączone pełnomocnictwo, podpisane przez osobę uprawnioną zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub ewidencji.
  4. W przypadku, gdy Wykonawca dołączy do oferty kopie dokumentów, każda kopiowana strona powinna być opatrzona klauzulą „za zgodność z oryginałem”, podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną i opatrzona imienną pieczątką (w przypadku jej braku konieczny jest czytelny podpis).
  5. Strony oferty powinny być trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane. Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każde przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, nadpisanie, etc. powinny być parafowane przez Wykonawcę.
  1. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu do oferty należy załączyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną, następujące oświadczenia i dokumenty:
    1. wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z oświadczeniem dotyczącym ich doświadczenia i posiadanych kwalifikacji, a także dokumenty potwierdzające kwalifikacje/umiejętności do wykonania zamówienia zgodnie z „Zasadami przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL”, stanowiącymi załącznik nr 9 do umowy o dofinansowanie projektu realizowanej w ramach POKL (załącznik dostępny jest pod adresem http://www.pokl.wupkrakow.pl/index.php/umowy-pokl.html);
    2. dokumenty potwierdzające doświadczenia oferenta w zakresie przeprowadzania audytu projektów finansowanych ze środków pomocowych UE. Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia,
    3. oświadczenie o dysponowaniu odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
    4. oświadczenie o spełnieniu warunku bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego,
    5. oświadczenia o spełnianiu warunków określonych w art. 22 w związku z art. 44 Prawa zamówień publicznych.

 

Informacje o formalnościach jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia.

  1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający pisemnie poinformuje o tym Oferenta.
  2. Umowa zostanie zawarta w terminie do 14 dni od zakończenia postępowania.
  3. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Oferenta.

 

Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert.

  1. W przedmiotowym postępowaniu przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie brał pod uwagę cenę i doświadczenie. Zamawiający zastosuje następujące kryteria:

a)      cena oferty – 70%

b)      doświadczenie – 30%

 

Cena (70%):

Liczba punktów, którą można uzyskać w ramach tego kryterium obliczona zostanie przez podzielenie ceny najtańszej oferty przez cenę oferty badanej oraz przemnożenie tak otrzymanej liczby przez wagę kryterium, którą ustalono na 70 wg wzoru:

C =( Cmin / Cb) x 70

Gdzie:

C – liczba punktów oferty wynikających z kryterium ceny

Cmin – cena najtańszej oferty

Cb – cena badanej oferty

Maksymalna liczba punktów do uzyskania za kryterium cena – 70 pkt. Przez „cenę oferty” rozumie się

„cenę brutto (suma)”

 

 

Doświadczenie (30%):

W ramach tego kryterium przydzielone zostanie od 0 do 30 punktów.

Liczba przyznanych punktów będzie zależała od doświadczenia oferentów. Oferty uzyskają następującą liczę punktów:

1) 30 pkt. – w sytuacji, gdy oferent w latach 2010, 2011, 2012 i 2013 przeprowadził co najmniej 10 audytów projektów finansowanych ze środków UE.

2) 20 pkt. – w sytuacji, gdy oferent w latach 2010, 2011, 2012 i 2013  przeprowadził od 6 do 9 audytów projektów finansowanych ze środków UE.

3) 10 pkt. – w sytuacji, gdy oferent w latach 2010, 2011, 2012 i 2013 przeprowadził 5 audytów projektów finansowanych ze środków UE.

4) 0 pkt.- w sytuacji, gdy oferent w latach 2010, 2011, 2012 i 2013 przeprowadził mniej niż 5 audytów projektów finansowanych ze środków UE. Obowiązkiem oferenta jest udokumentowanie posiadanego doświadczenia w zakresie przeprowadzonych audytów projektów finansowanych ze środków UE.

 

Sposób obliczenia ogólnej oceny oferty:

O=C+D

gdzie:

O – ocena ogólna oferty

C – cena

D – doświadczenie

Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami.

 

Zamawiający ma w ramach wniosku o dofinansowanie z POKL sztywno skalkulowane kwoty na niniejszą ofertę. Zamawiający może podjąć indywidualne negocjacje z oferentem, który uzyska największą liczbę punktów lub odstąpić od podpisania umowy.

 

 

Załącznik – Oświadczenie o braku występowania powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym

 

 

Załącznik

……………………………………………….

(miejscowość i data)

 

………………………….

Imię i nazwisko lub nazwa Oferenta

 

………………………….

Adres

 

 

Oświadczenie[1]

 

 

Ja niżej podpisany Oświadczam o braku występowania powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym.

 

 

Oświadczam, że w szczególności nie występują wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

  1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  2. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

 

 

 

 

 

………………………………

Podpis Oferenta

 

 


[1] Należy przygotować dla Oferenta a także dla każdego członka zespołu audytowego.

Bez kategorii

Comments are closed.