Zarządzanie sobą w czasie i organizacja pracy

I. ZARZĄDZANIE CZASEM, CZY SOBĄ W CZASIE?

Jak w dobie epoki ciągłych wyzwań nadążyć za oczekiwaniami innych? Moduł pozwoli uczestnikom poznać wyzwania nowej rzeczywistości wg Alvina Tofflera i poznać swoje często nieświadome preferencje do organizacji swojego czasu pracy.

II. ANALIZA STRACONEGO CZASU.

Na co zużywamy nasz czas? Na co możemy wykorzystać nasz czas? W module uczestnicy podejmą się analizy swojego tygodniowego rozkładu zajęć i spróbują odkryć na co być może “marnują” swój cenny czas.

• Jak czas obchodzi się z Tobą.
• „Inwentaryzacja” czasu.
• Identyfikacja „złodziei czasu”.
• Nawyki i przekonania utrudniające efektywne wykorzystywanie czasu i ustalanie priorytetów.
• Minimalizacja wpływu „złodziei czasu”.

III. CEL - TWÓJ PUNKT NAWIGACYJNY.
ZAWSZE ZACZYNAJ DZIAŁANIE Z WIZJĄ KOŃCA.

Uczestnicy zmierzą się z problemem, jak odblokować swoją siłę wewnętrzną, związaną z koncentrowaniem się na właściwych sprawach we właściwym czasie. Poznają strategie ułatwiające proces ustalania celów oraz nabędą umiejętność wykorzystywania swoich mocnych stron w realizacji wymagających zadań i projektów.

• Akceptowanie zmian jako umiejętność zachowywania poczucia bezpieczeństwa. Istota efektywności we współczesnej rzeczywistości.
• Zarządzanie sobą w czasie, jako element strategii poszerzania strefy komfortu.
• 4 generacje zarządzania sobą w czasie i planowania.
• SMART; Smart+ - proces ustalania swoich celów zawodowych. Jaki jestem - moje mocne strony i zasoby.
• Co mnie ogranicza? Pokonywanie barier - myślenie nastawione na rezultat.
• Siła paradygmatu - techniki przesunięcia punktu widzenia.
• Tworzenie własnych wizji przyszłości. Technika pracy z wizją końca.
• Tworzenie kamieni milowych w procesie ustalania celów.
• Koło kompetencji zawodowych. Autoanaliza.
• Budowanie wiarygodności przekazu. Rozumienie znaczenia i wartości tego, co się przekazuje. Odwoływanie się do swoich doświadczeń.
• Reaktywność kontra proaktywność.

IV. EFEKTYWNE ZASADY USTALANIA PRIORYTETÓW.

W tym module uczestnicy przećwiczą i rozwiną umiejętności sprawnego definiowania, planowania i określania priorytetów, która pozwala na koncentrowanie się na elementach, na które mamy wpływ, i które pomagają nam realizować postawione cele zawodowe i prywatne. Realizacja właściwych zadań we właściwym czasie to z pewnością więcej niż połowa sukcesu.

• Pułapki przy ustalaniu priorytetów.
• Zasada Pareto – reguła 80:20.
• Metoda ABC.
• Macierz Eisenhowera. Nowe spojrzenie na stare narzędzie.
• „Przeprawa przez most”. Szacowanie czasu trwania czynności.
• Praca z kalendarzem i terminarzem:
  • Rola „przypominaczy”.
  • Punkty kontrolne i monitoring.
  • Planowanie rezerw czasowych.
  • Krzywa REFA a kategorie czynności.
• Prokrastynacja i walka z czasopożeraczami. Czerwone i zielone godziny.

V. PLANOWANIE.

Czy nie mógłby Pan mnie poinformować, którędy powinnam pójść? - zapytała Alicja.
– To zależy w dużej mierze od tego, dokąd pragnęłabyś zajść – odparł Kot.
– Właściwie wszystko mi jedno.
– W takim razie również wszystko jedno, którędy pójdziesz.

Nawyk planowania działań z wizją końca ma zastosowanie w rozmaitych okolicznościach i na różnych poziomach naszego życia zawodowego, ale szczególnie ważny jest w odniesieniu do zadaniowego trybu pracy. Dobrze zaplanowane działania podnoszą naszą efektywność i organizują dzień pracy.

• Metody planowania:
  • Reguła 60:40.
  • Reguła Parkinsona.
  • Metoda ALPEN.
  • Planowanie wsteczne - strategia Vonneguta.
• Metody skutecznej realizacji zadań:
  • Metoda plastrów salami.
  • Metoda grupowania zadań.
  • Metoda POMODORO.
• Monitoring i kontrola realizacji planów.

VI. REALIZACJA ZADAŃ METODĄ GETTING THINGS DONE.

W tym module uczestnicy poznają system zarządzania zadaniami oparty o metodę GTD. Kluczem do sukcesu GTD jest odpowiednia równowaga między pracą zaplanowaną, a tą niespodziewaną. Zwalnia nas ona z obowiązku pamiętania o wszystkich zobowiązaniach i planach, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej efektywności w realizowaniu zadań.

• Zasady całościowego spojrzenia na realizację zadań:
  • Gromadzenie.
  • Analizowanie.
  • Porządkowanie.
  • Przeglądanie.
  • Realizacja.
• Parkowanie, czy zamykanie pętli? Dwa podejścia do bycia efektywnym:
  • Ważne byś zaczął działać.
  • Zajmuj się jedną sprawą - nie rozpraszaj uwagi.
  • Nigdy nie wrzucaj ponownie sprawy do „koszyka”.
  • Stosuj regułę 2 minut - nie przenosić zadania do dalszego etapu.
• Zadania oczekujące i parking pomysłów.
• Redukcja stresu a realizacja planów.
• Analiza indywidualnych czynników blokujących efektywność i skuteczne„ domykanie spraw”.
• 10 nawyków Zen To Done - czyli inne ujęcie GTD.

VII. PODNOSZENIE EFEKTYWNOŚCI PRACY - POCZTA ELEKTRONICZNA I APLIKACJE MOBILNE.

Niezależnie od tego, gdzie jesteśmy i ile czasu dziennie przeznaczamy na pracę, liczba informacji, zadań i pomysłów jest olbrzymia. Zapisujemy, wrzucamy w foldery, odznaczamy i … pojawia się stres, zjawisko niedoczasu, lub nieprzyjemne konsekwencje. Podobne efekty przynosi nieumiejętne odkładanie pomysłów - nie wdrażamy ich nigdy w życie, tracąc okazję do zmiany lub optymalizacji.

Informacje i wiadomości zawarte w tym module, pozwolą skutecznie zarządzać swoją skrzynką mailową oraz wskażą, z jakich aplikacji warto korzystać przy organizacji zadań i pracy.

• Poczta elektroniczna pod kontrolą.
• Zasady czystej skrzynki odbiorczej - „Inbox zero”:
  • Pierwsza strefa skutecznej reakcji.
  • Narzędzia poczty elektronicznej. Jak optymalizować proces?
  • Błędy filtrowania i selekcji.
  • Wizualizacja. Jak zarządzać priorytetami?
• Wpisywanie na listę zadań.
• Wykorzystanie kalendarza - metoda Coveya.
• Tworzenie folderów i stref buforowych - organizacja plików i danych.
• Monitorowanie działania i realizacji.
• Zasady archiwizacji.
• Propozycje aplikacji mobilnych polepszających organizację pracy.

VIII. KOLEJNA „WRZUTA”... CZYLI O SZTUCE BYCIA ASERTYWNYM.

Celem modułu będzie wypracowanie skutecznych technik asertywnych zwiększających skuteczność zarządzania czasem własnym, zapoznanie się z metodami utrzymania kontroli nad rozmową, odmawiania z utrzymaniem dobrych relacji i proponowaniem tzw. „atrakcyjnej alternatywy”.

Ważnym elementem będzie również umiejętne reagowanie w sytuacji konfliktowej i stosowanie narzędzi radzenia sobie z presją i manipulacją ze strony osób oczekujących od nas natychmiastowej, często nieadekwatnej do sytuacji, reakcji.

• Asertywność a zarządzanie swoim czasem. Czy jestem asertywny? Rozpoznanie własnej mapy zachowań:
  • Identyfikacja głównych blokad asertywności.
  • Moja świadomość i postawa w relacji z współpracownikiem. Model Harrisa.
  • Elementy analizy transakcyjnej. Jak zrozumieć tę grę?
• Nierealne żądania. Obrona przed szantażem, manipulacją i agresją. Będę asertywny – następnym razem już na pewno.
• Jak realizować przyjęty plan w sytuacji ciągle aktualizowanych zadań i priorytetów ze strony przełożonego?
• Korzyści i konsekwencje asertywnego zachowania w odniesieniu do zarządzania swoim czasem.
• Asertywna odmowa - algorytm wypowiedzi.
• Piramida asertywnej interwencji wraz z reakcją na krytykę ogólną.

IX. PROWADZENIE KRÓTKICH I EFEKTYWNYCH SPOTKAŃ.

W tym module uczestnicy poznają zasady prowadzenia efektywnych spotkań, często połączonych z krótkimi prezentacjami. To niezwykle ważna umiejętność, by syntetycznie, a jednocześnie przekonująco i w pełni przekazać istotę zagadnienia. Nasze spotkania firmowe lub projektowe powinny czerpać z filozofii TED i One Minute Talk, dzięki czemu spełnią swoją rolę, przy jednoczesnej trosce o ich efektywność.

• Wystąpienia TED - nowoczesna formuła krótkich wystąpień i prezentacji.
• Przygotowanie struktury wystąpienia. Wybór technik prezentacyjnych dopasowanych do założonych celów.
• Zasada 3 kwadratów. Co muszę, co powinienem a co mogę przekazać?
• Efekt pierwszeństwa i świeżości. Krzywa uwagi. Co najdłużej zostaje w pamięci i dlaczego?
• Reguły i zasady efektywnych spotkań:
  • Współpraca zespołowa - poznanie czynników wpływających na efektywność pracy grupy podczas spotkania oraz lepsze zrozumienie warunków gwarantujących współpracę.
  • Synergia podczas spotkań zespołowych i pracy grupowej.
  • Metody radzenia sobie z negatywnym nastawieniem uczestników spotkania i przekonaniami na temat podejmowanych przez zespół działań.
  • Techniki i narzędzia kreatywnej pracy zespołowej podczas spotkań.
• One Minute Talk.