Nie siedź po godzinach, szanuj siebie i swój czas!

Nożyczki czasu to magiczne narzędzie, które dobrze używane może przynieść nam wiele korzyści. Tą najważniejszą jest czas. Jak w cztery godziny uporać się z tym, co zwykle zajmuje nam osiem godzin, a czasami nawet więcej...

Czy zastanawiałeś się czasami dlaczego wychodzisz z pracy tak zmęczony, że nie masz siły już nawet myśleć o niebieskich migdałach? Idziesz ulicą, patrzysz przed siebie, ale gdyby ktoś nagle Cię zatrzymał i zapytał gdzie jesteś to desperacko szukałbyś wzrokiem tabliczki na elewacji najbliższego budynku… bo niby wiesz gdzie jesteś, ale nie jesteś w stanie szybko zareagować i podać nazwy ulicy. Ale spokojnie… wszystko w porządku… twój chwilowy zastój na łączach neuronowych wynika z tego, że jesteś znużony i zmęczony długotrwałym wysiłkiem umysłowym.

Ehhh gdyby tak dało się znaleźć sposób na bardziej efektywną pracę, ale w mniej wyczerpujący i nużący sposób. Ktoś już kiedyś nad tym się głowił i szukał sposobu, który pozwoliłby mu na zwiększenie efektywności swojej pracy wykonywanej w krótszym czasie. Ponad pół wieku temu pewien historyk i pisarz - Northcote Parkinson obserwował działanie biurokracji  i doszedł do cennych dla nas dziś wniosków: „Wykonywana praca rozszerza się tak, by wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Zastanów się teraz… przychodzisz do pracy na dziewiątą i wiesz, że musisz tu zostać do siedemnastej, niezależnie od tego czy masz dużo pracy czy mniej. Myślisz sobie wtedy, że tak naprawdę mógłbyś to co masz dziś do zrobienia, zrealizować w  połowe tego czasu, a resztę przeznaczyć na relaks, posiedzieć w domu, pobawić się z dziećmi albo pójść do kina. Masz jednak świadomość tego, że tak się nie da więc rozwlekasz przeznaczone na dziś zadania na te 8 godzin. I choć wiesz, że nie napracowałeś się tak bardzo, wychodzisz z pracy prawie zmasakrowany psychicznie i umysłowo. I tu na ratunek przychodzi C. Northcote Parkinson ze swoimi spostrzeżeniami i opracowanymi narzędziami w praktyce zarządzania czasem. Cała sztuka sprowadza się do tego, żeby zaoszczędzić wiele czasu, przeznaczając go mniej na zadanie już na samym początku. Jest bardzo prawdopodobne, że potrafisz dobrze wykonać zadanie zjadające normalnie 8 dni - w 4,  a sprawę, na którą normalnie poświęciłbyś 8 godzin, w połowę tego czasu. Jak? I czy jakość pozostanie na właściwym poziomie? Oczywiście. Efektywności i jakości wykonywanej pracy sprzyja koncentracja. Jeśli przeznaczysz sobie na przeczytanie tego artykułu 5 minut, to skoncentrujesz całą swoja uwagę na tekście i kontekście tematu i zaskoczy Cię czego się dowiedziałeś. Jeśli natomiast dasz sobie na to 15 minut… będziesz co chwilę odrywał od niego uwagę i w konsekwencji nie zapamiętasz tyle, bo ciągle coś Cię rozpraszało. Sztuka koncentracji to cały sukces.

Możemy teraz przyjrzeć się temu, jak to się dzieje, że tracimy czas pod negatywnym wpływem prawa Parkinsona:

Po pierwsze – prokrastynujemy… brzmi trochę śmiesznie? A czy nie śmieszne, a raczej głupie jest to, że ciągle odkładamy rzeczy na potem, sprawy zalegają w umyśle, a my podświadomie stresujemy się tym, że mamy coś jeszcze do zrobienia zamiast to zrobić i oddać się relaksowi?

Po drugie – ciągle przerywamy wykonywane zadanie jakimiś mało istotnymi sprawami, które niepotrzebnie pochłaniają nasz czas i energię.  Tu z pewnością mężczyźni są w lepszym położeniu niż kobiety, ponieważ koncentrują się zawsze na jednej rzeczy… kończą i dopiero przechodzą dalej. Przechlapane maja też perfekcjoniści – zdecydowanie zbyt dużo czasu tracą na szczegóły, poprawianie, kilkakrotne sprawdzanie tej samej rzeczy. Może z wyjątkiem finansistów. Księgowy z takimi skłonnościami to prawdziwy skarb w każdej firmie… oczywiście w granicach rozsądku.

Rozproszone skupienie i znużona uwaga. Zbyt wolne tempo w koncentracji rozleniwia, usypia, nie sprzyja pracy. Koncentracja jest najprawdopodobniej najważniejszym dobrem w trakcie osiągania zamierzonych celów.

Jeśli masz doświadczenie z listami rzeczy do zrobienia w trakcie dnia, na które spoglądasz wieczorem z niedowierzaniem, to właśnie wtedy spotykasz działanie prawa Hofstadtera. Pokazuje ono, że nie doceniamy tego, ile czasu pochłaniają nam nasze zajęcia. Dobra wiadomość jest taka, że możemy wyleczyć wiele problemów wynikłych z prawa Hofstadtera z pomocą prawa Parkinsona – cięciem, limitowaniem, ograniczaniem. Naprawdę wąskie granice czasowe działają jak magia dla produktywności. Skracając czas, zwiększasz skupienie na działaniu z kluczowymi aspektami i rezultat przychodzi szybciej. Słusznie ktoś kiedyś powiedział, że małymi kroczkami dochodzimy do sukcesów. Jak to działa? Podziel tort na 12 małych kawałków, usiądź wygodnie w fotelu i włącz Teleexpress. Nawet nie zauważysz jak zjadłeś cały tort!  Gdybyś go podzielił na pół, wziąłbyś jeden kawałek, spojrzał na niego z niedowierzaniem, ugryzł kilka razy i odłożył myśląc, że nikt nie jest w stanie zjeść takiego kawału ciasta, a już na pewno nie w tak krótkim czasie.

I oczywiście potraktuj to poważnie, jeśli nie będziesz traktował wskazanych sobie granic czasowych poważnie, stracisz motywację. Często nadanie sobie większego tempa pracy działa pozytywnie. Dlaczego? Ponieważ tempo jest motywujące, a rozwlekłe działanie nuży – zwyczajnie usypia. Brzmi jak podkręcanie śrubki? Spokojnie, nie próbujemy wyciągnąć z ciebie ostatnich soków. Na pewno nie byłoby  z tego żadnych owoców. Tu musisz wypośrodkować. Znaleźć ten złoty środek pomiędzy stanem pozytywnego napięcia wynikającego z pełnej koncentracji w przyjętych granicach czasowych, a chwilą na relaks i rozluźnienie. To z pewnością zachowa Cię przy zdrowych zmysłach i dobrym samopoczuciu i przyniesie Ci boską satysfakcję z samego siebie. Możesz być z siebie dumny, zrobiłeś kawał dobrej roboty, wyrobiłeś się w połowie dnia roboczego i jeszcze zrobiłeś to na wysokim poziomie. Ale żeby tego dokonać musisz mieć przed sobą jasno i klarownie określony cel. Ważne, żebyś go widział wyraźnie, tak żeby nic nie ściągnęło Cię z raz wyznaczonej trasy. A możesz tę trasę pokonać szybciej niż myślisz, masz do tego potencjał, a teraz i jasne wskazówki do tego, jak to zrobić.

A teraz w pigułce :

1.  Wybierz cel, który chcesz osiągnąć.

2.  Ustal odprężającą nagrodę – coś, co naprawdę sprawi Ci przyjemność.

3.  Ustaw budzik na wybrany odcinek czasu, np. 30 albo 60 minut i pracuj bez przerwy nad wybranym celem.

4.  Oddaj się swojej nagrodzie, odpręż przez ułamek czasu, w którym pracowałeś – 5, 10, 15 minut. Kluczem tutaj jest praca przez ustalony odcinek czasu bez przerywania, w koncentracji, sprawnie.

Nagroda przyjdzie, ale dopiero, gdy zadzwoni budzik. Nie wcześniej. Poeksperymentuj z tym modelem, jest bardzo skuteczny, jeśli się go trzymasz zgodnie z własnym postanowieniem. Zarządzanie czasem to szkolenie, które nauczy Cię pracować wydajniej przy takim samym nakładzie czasu i energii. Nie przegap takiej możliwości! 

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.