szkolenie
System ocen pracowniczych - stopień I

Przygotowanie i wdrożenie systemu ocen to szereg działań, w które zaangażowanych jest wiele osób z organizacji. Jeśli system ten nie działa efektywnie, to dzieje się tak najczęściej z trzech powodów: niedostosowanych do specyfiki organizacji narzędzi i procedur, brak rzeczywistych powiązań systemu z innymi systemami HR, oraz przede wszystkim niewystarczające przygotowanie osób, które realizują ocenę.

Duży wkład inspirujący, koncepcyjny i organizacyjny mają tu przedstawiciele Działów Personalnych .

W trakcie spotkania uczestnicy przechodzą poprzez kolejne etapy przygotowania i wdrożenia systemu; planując, ćwicząc oraz omawiając poszczególne etapy. Omawiany jest nie tylko kontekst techniczny ( narzędziowy) systemu ocen, ale również społeczny – pokonywania barier i oporów płynących ze strony ludzi; sposobów minimalizowania najczęściej pojawiających się błędów związanych z wdrażaniem systemu.

Uczestnicy mogą też poznać liczne narzędzia i procedury przydatne na poszczególnych etapach przygotowania systemu, takie jak: scenariusze spotkań grupy sędziów kompetentnych, listy pytań do zbudowania koncepcji systemu, przykładów procedury, przykładów kryteriów ocen ( tradycyjnych, kompetencyjnych), skal ocen, arkuszy ocen, scenariuszy szkoleń dla oceniających i ocenianych, instrukcji dla oceniających i ocenianych, przykłady analiz ilościowych i jakościowych wyników.

W trakcie szkolenia prezentowane jest unikatowe narzędzie. Integralną częścią warsztatów jest również możliwość skonsultowania z trenerem prowadzącym przygotowanych projektów systemów (indywidualne konsultacje po 1 dniu szkoleniowym i po warsztatach).

1. Wprowadzenie: poznanie się uczestników, zbudowanie mapy potrzeb.

Zdobyta wiedza pozwoli Państwu określić rolę i miejsce systemu ocen pracowników z dopasowaniem do misji i strategii rozwoju Państwa firmy, ocenić szanse i zagrożenia przy wprowadzaniu systemu oraz zaplanować powiązanie z innymi systemami tak w kategoriach organizacyjnych jak i merytorycznych. Będziemy także wspólnie analizować najczęściej popełniane błędy podczas wdrażania systemu oraz pokazywać jak ich uniknąć, aby uzyskać zamierzone efekty.

Prezentowane narzędzia, kolejne kroki postępowania i przeprowadzone ćwiczenia powinny pozwolić na samodzielne wprowadzanie systemu w firmie ( z możliwością skonsultowania działań z trenerem) oraz na ocenę, w jakim zakresie skorzystać z pomocy zewnętrznej.

2. Budowanie strategii wdrażania systemu ocen pracowniczych.

• Po co system ocen w organizacji? Wymagania formalne, potrzeby i uwarunkowania związane z kulturą organizacji, koncepcją rozwoju i motywowania pracowników
• Analiza szans i zagrożeń efektywnego funkcjonowania systemu we własnej organizacji.
  W oparciu o kwestionariusz „analiza gotowości organizacji” oraz ocenę kultury organizacyjnej uczestnicy będą mogli ocenić, w jakim stopniu organizacja jest gotowa do wdrożenia systemu oraz na jakie działania należy zwrócić szczególną uwagę
• Najczęstsze błędy przy wdrażaniu systemu – przykłady, wskazówki jak minimalizować błędy

3. Planowanie systemu ocen pracowniczych:

• Elementy planu: przygotowanie koncepcji oceny, przygotowanie narzędzi i procedur, harmonogram, osoby zaangażowane
• Angażowanie kadry kierowniczej do budowania systemu oraz jego prawidłowego wdrażania – praktyczne wskazówki w oparciu o doświadczenia szkoleniowe i konsultingowe trenera / uczestników

Uczestnicy otrzymują listę kontrolną działań/harmonogram działań, które należy podjąć przy wdrażaniu oceny pracowniczej. Mogą też przedyskutować/ przećwiczyć działania ukierunkowane za zaangażowanie osób spoza HR.

4. Ustalanie założeń merytorycznych systemu ocen:

• cele oceny i powiązanie oceny z innymi systemami HR: systemem szkoleń i rozwoju, systemem premiowania - zalety i wady różnych podejść, czynniki, które należy uwzględnić przy podjęciu decyzji
• rodzaj oceny: typ oceny, podział na grupy

Uczestnicy zapoznają się ze studiami przypadków obrazującymi różne typy podejść do oceny pracowniczej; założenia wybranego typy oceny mogą być przydatne przy tworzeniu /modyfikacji systemów w własnych organizacjach.

5. Budowanie kryteriów ocen

• Typy kryteriów: tradycyjne, kompetencyjne
• Zasady budowania kryteriów – najczęstsze błędy
• Wykorzystanie metody sędziów kompetentnych do budowania kryteriów ocen
• Inne metody budowania kryteriów ( krótkie omówienie)

Uczestnicy przećwiczą budowanie kryteriów na bazie kompetencji. Otrzymają procedurę (kolejne kroki) budowania takich kryteriów. Otrzymają scenariusz przykładowego spotkania dla grupy sędziów kompetentnych. W materiałach uczestnicy otrzymają wiele przykładowych opisów kompetencji.

Zostanie również przedstawione narzędzie do budowania kryteriów kompetencyjnych i całych arkuszy oceny ” e—talent”.

6. Budowanie arkuszy ocen

• Arkusz oceny jako narzędzie zapisu danych – części arkusza, cele poszczególnych części
• Elementy techniczne: dostęp do danych z arkuszy, miejsce przechowywania, osoby odpowiedzialne za analizy danych

Poprzez ćwiczenie uczestnicy będą mogli zdobyć wiedzę i umiejętności budowania arkuszy ocen oraz ich oceny pod względem kompletności, użyteczności i „przyjazności” stosowania. Uczestnicy będą mieli okazję zapoznać się w arkuszami ocen. Będzie też możliwość skonsultowania z grupą własnych arkuszy.

7. Zatwierdzenie arkuszy i całego systemu ocen: współpraca z Zarządem, związkami zawodowymi, oceniającymi i ocenianymi.

Uczestnicy będą mieli okazję do przedyskutowania praktycznych aspektów wdrażania ocen: harmonogramu, szczegółów proceduralnych.

8. Szkolenie oceniających i ocenianych -Poznanie zasad efektywnej rozmowy oceniającej.

• Metody rozmowy a kultura organizacji.
• Struktura spotkania,
• Umiejętności potrzebne do przeprowadzenia efektywnej rozmowy,
• Działania po spotkaniu z pracownikiem.
• Rozwinięcie umiejętności przeprowadzenia profesjonalnej rozmowy oceniającej. - techniki słuchania,
  - udzielania informacji zwrotnej,
  - rozwiązywania trudnych sytuacji w czasie rozmowy,
  - planowania dalszego rozwoju (umiejętności facylitacji i analizy potrzeb szkoleniowych).

Poprzez ćwiczenie uczestnicy rozszerzą zrozumienie umiejętności związanych z prowadzeniem rozmowy oceniającej oraz umiejętności prowadzenia szkoleń w tym zakresie dla osób oceniających.

9. Szkolenie oceniających i ocenianych – przygotowanie spotkań.

• Planowanie warsztatów i spotkań dla osób oceniających i ocenianych

Uczestnicy będą mieli okazję zaplanować spotkania oraz przećwiczyć wybrane fragmenty. Uczestnicy otrzymają przykładowe scenariusze spotkań, prezentacje.

10. Analiza wyników oceny:

• Analiza jakościowa i ilościowa
• Analiza wyników i procesu

Uczestnicy będą mieli okazję zapoznać się z przykładowymi wynikami oceny i przećwiczyć ich analizę. Będą także mogli zastanowić się/zaplanować kto i na jakim poziomie będzie dokonywał analizy w obrębie systemu w ich organizacji. Poznają ankietę badania jakości spotkań oceniających.

11. Podsumowanie szkolenia