szkolenie
Profesjonalna Asystentka / Sekretarka

Celem szkolenia dla profesjonalnych asystentek / sekretarek jest przekazanie wiedzy i praktycznych umiejętności, które pozwolą Paniom na profesjonalne realizowanie powierzonych zadań. W ich realizacji niezbędna jest między innymi sprawna komunikacja, umiejętność radzenia sobie w trudnych sytuacjach czy odczytywanie i rozumienie mowy ciała. Każdej asystentce w jej pracy będą potrzebne umiejętności radzenia sobie ze stresem – własnym i innych.

Korzyści dla Uczestnika szkolenia:

Nasze szkolenie w praktyczny i skuteczny sposób rozwija i kształtuje umiejętności aktywnego słuchania, odczytywania i posługiwania się mową ciała w celu budowania profesjonalnego wizerunku. Dzięki szkoleniu uczestnicy poznają niezbędne narzędzia w skutecznej komunikacji. Szkolenie pozwala poznać sposoby radzenia sobie ze stresem, który utrudnia komunikację i może dezorganizować pracę. Uczestnicy szkolenia będą mieli okazję poznać efektywne sposoby organizacji czasu. Szkolenie pozwala na poznanie rutynowych mechanizmów funkcjonowania zawodowego oraz ich modyfikację. Dzięki naszemu szkoleniu poznasz swoją rolę w firmie i nauczysz się korzystać z własnych zasobów w budowaniu profesjonalizmu zawodowego.

1. Kim jestem? – moje miejsce i rola w firmie:

• Ty i Twoja pozycja w firmie – konieczność hierarchii i struktury,
• Jesteś częścią całości – poznaj swoje mocne i słabe strony,
• Moje pole – do uprawy, nie popisu?,
• Hermes, herold, zausznica – stereotypowe opinie i oczekiwania.

ĆWICZENIE – Mamy gości – trzeba się poznać! Zadaniem uczestników jest krótka prezentacja siebie jako asystentki na forum grupy. Uczestnicy mają możliwość przedstawienia siebie oraz swoich obowiązków, tak jakby podejmowali delegację z egzotycznego kraju, w którym nikt nigdy nie słyszał o asystentkach. W tym ćwiczeniu uczestnicy mają możliwość podzielenia się swoimi przekonaniami na temat własnej pracy – swojego miejsca i obowiązków w firmie. Ćwiczenie jest też pretekstem do dalszej pracy poznawczej – na czym polega mój zawód, w jakich obszarach się poruszam, gdzie są granice moich możliwości, jakie narzędzia są mi potrzebne?

2. Profesjonalna – od czego zaczynam:

• Mój wizerunek wizerunkiem firmy?,
• Pierwsze wrażenie i jego konsekwencje,
• Nasz aparat poznawczy
• Stereotypy poznawcze – zmieniać, czy korzystać?

ĆWICZENIE – Analiza dramy (test aparatu poznawczego). Trener prezentuje określone zachowanie, używając jedynie gestów i mimiki. Zadaniem uczestników jest zanotować swoje reakcje w odpowiednich obszarach poznawczych. Ćwiczenie pozwala poznać funkcjonowanie własnego aparatu poznawczego – przewagi konkretnych czynności poznawczych wpływających na kształtowanie naszych przekonań. Ostatecznym celem ćwiczenia jest odkrycie mechanizmów tworzących pierwsze wrażenie oraz mechanizmu powstawania przekonań. Dzięki temu uczestnicy mogą doświadczyć siły wywierania wpływu poprzez modyfikowanie zachowań budujących pierwsze ważenie.

3. Pionowo i poziomo – style komunikacji:

• Komunikacja pionowa – zalety i wady
• Komunikacja pozioma – zalety i wady
• Świadome korzystanie z różnych stylów komunikacji

ĆWICZENIE – Odegranie scenki przed grupą według scenariusza. W tym ćwiczeniu uczestnicy doświadczą różnic w percepcji komunikatów przekazywanych w różnych konwencjach. Doświadczenie pozwala na właściwy dobór stylu do odbiorcy komunikatu. TEST - klasyfikacja komunikatów. Dzięki testowi uczestnicy będą mogli zastosować doświadczenia ćwiczeń na polu teoretycznym.

4. Moje narzędzia – najpierw bez słów:

• Cel komunikacji – ROZUMIENIE,
• Neurony lustrzane – w teorii i praktyce,
• Empatyczne rozumienie rozmówcy – intencje się liczą,
• To jesteś ty, a to jestem ja – moje i cudze emocje w komunikacji;

ĆWICZENIE – Czytam ciebie - praca w parach. W tym ćwiczeniu uczestnicy mają możliwość doświadczenia funkcjonowania neuronów lustrzanych, czyli w praktyce empatycznego rozumienia innej osoby. Uczestnicy siedząc naprzeciw siebie skupiają się na odczuciach swojego ciała starając się dostosować swoje oddechy. Uczestnicy po zakończonym ćwiczeniu moją możliwość opowiedzenia grupie o swoich doświadczeniach. Celem ćwiczenia jest wykazanie, jak wiele możemy się dowiedzieć o człowieku nie rozmawiając z nim, a korzystając jedynie z narzędzia jakim jest nasze ciało i jego zdolności reagowania. Dzięki temu zyskujemy niezwykłe umiejętności komunikacyjne, których zwykle intuicyjnie używamy. Teraz mamy możliwość świadomego korzystania z tych narzędzi. TEST umiejętności komunikacji. Badamy zdolność rozpoznawania błędów w komunikacji oraz znaczenia przekazów werbalnych i niewerbalnych. Dzięki temu uczestnicy ćwiczą własne umiejętności korzystania z określonych sposobów komunikowania oraz określają własny poziom umiejętności komunikacyjnych.

5. Jesteśmy w kontakcie:

• Aktywne słuchanie,
• Mowa ciała,
• Proksemika,
• Parafraza i klaryfikacja,
• Pytamy – znaczenie i typologia pytań,
• Najczęstsze grzechy w komunikacji.

ĆWICZENIE – Zadanie aktorskie. Uczestnicy odgrywają krótkie sceny obrazujące określone postawy w komunikacji. Ćwiczenie jest okazją do świetnej zabawy dla całej grupy, jednocześnie daje możliwość poznania typowych błędów w komunikacji. Dzięki symulacji uczestnicy mogą korygować swoje zachowania i omawiać ich konsekwencje.

6. Organizer:

• Jaki jestem – określenie własnego stylu osobowości,
• Moje słabe strony moim wyzwaniem,
• Listowanie celów i ich gradacja,
• Perfekcjonizm a profesjonalizm,
• Dobowy cykl ultradiański a nasza skuteczność w pracy;

ĆWICZENIE – TEST – określenie głównych cech osobowości uczestników w obszarach związanych z działaniem. Na podstawie wyników określimy słabe strony, które warunkują działania związane z planowaniem i organizacją zadań. Dzięki temu uczestnicy będą mogli poznać kierunki własnego rozwoju w celu poprawy własnej skuteczności zawodowej.

7. Stres i jego znaczenie w życiu:

• Biologiczne podstawy reakcji stresowych,
• Świadomość osobistych reakcji i ich kontrola,
• Sposoby ograniczania negatywnego wpływu stresu;

ĆWICZENIE – Trening uważności i relaksacja. Ćwiczenia te uczą rozpoznawania własnych reakcji fizycznych oraz dystansu wobec emocji i myśli. Uczestnicy mają możliwość doświadczyć potęgi skupienia uwagi, które przynosi zaskakujący spokój i dystans. Proponowana w ćwiczeniu relaksacja jest techniką wywodzą się z mindlulness. Uczy ona uwalniania się od skutków stresu, co poprawia funkcjonowanie nie tylko na płaszczyźnie zawodowej, ale wpływa na całe nasze życie.

8. Profesjolanie, asertywnie:

• Asertywność jako styl zachowania,
• Pomocne metody,
• Właściwa strategia i konieczność konsekwencji,
• Frontem do przodu w sytuacjach krytycznych?

ĆWICZENIE – TEST – mapa asertywności – pozwala na określenie słabych i mocnych obszarów asertywności uczestników. Praca w parach – uczestnicy otrzymują zadanie zastosowania konkretnej techniki odgrywając określone role. W tym ćwiczeniu uczestnicy mają możliwość doświadczenia różnych sytuacji i ról, w których będą doskonalić techniki asertywnych zachowań. Wszystko to pomaga budować pewną postawę na gruncie zawodowym niezbędną w roli asystentki/sekretarki.

9. Zakończenie szkolenia:

• wnioski indywidualne,
• ewaluacja,
• podsumowanie.