szkolenie
Dobre praktyki w zarządzaniu projektami

Coraz więcej działań w firmach jest realizowanych w formie projektów. Każde zadanie, które jest nowe, nietypowe lub wymaga zaangażowania osób z różnych miejsc w organizacji – to właśnie typowy „projekt”.

Z jednej strony – praca o charakterze projektowym ma wiele zalet. Wymienić można choćby: otwarte dzielenie się wiedzą, sprawność działania takiego zespołu czy dodatkową motywację dla ludzi, którzy mają poczucie tworzenia czegoś nowego dla swojej firmy.

Z drugiej strony – jeśli nie potrafimy dobrze pokierować projektem – zbierają się nad nim chmury, które mogą zniwelować korzyści, jakich oczekiwaliśmy. Zbyt wiele biurokracji, przeciążeni kierownicy projektów czy niedoprowadzanie prac projektowych do końca. To tylko przykłady typowych problemów, z jakimi borykają się menedżerowie.

A zatem jak być skutecznym w kierowaniu projektem? Szkolenie pozwala każdemu uczestnikowi znaleźć odpowiedź na to pytanie.

1. Definicja „projektu” w firmie
   • Jak rozróżnić regularne obowiązki pracowników od zadań nietypowych (projektów)?
   • Co projektem jest, a co nie jest – jak nie wpaść w pułapkę i uzgodnić w firmie wspólną definicję?


2. Typy projektów, czym się różnią i jakie są konsekwencje tych różnic
   • Przegląd wachlarza możliwych projektów (rozmiary, tematyka, poziom skomplikowania etc.)
   • Omówienie wspólnych cech każdego projektu, o których należy pamiętać bez względu na to, z jakim typem projektu mamy do czynienia


3. Standardy zarządzania projektami
   • Przegląd najpopularniejszych standardów zarządzania projektami – PMBOK, PRINCE2, metody zwinne i inne
   • Czego można nauczyć się z tych standardów, a co może być trudne do wdrożenia w mojej firmie?
   • „Nasz własny standard” – jak wybrać i zaadaptować do naszej firmy to co najlepsze?
   • Prostota – przede wszystkim! Jak rozumieć ten postulat w projektach?


4. Etapy projektu
   • „Wstęp – rozwinięcie – zakończenie”, czyli jak nie komplikować sobie życia niepotrzebnie
   • Uruchamianie projektu – typowe działania w tej fazie
   • Prowadzenie projektu – typowe działania w tej fazie
   • Zamykanie projektu – typowe działania w tej fazie


5. Budowanie efektywnego zespołu projektowego
   • Jakich cech poszukujemy u członków zespołu projektowego?
   • Dlaczego zespół musi być precyzyjnie określony?
   • Jak ustalić procedurę uzgadniania składu zespołu, aby nie tworzyć konfliktów i walki o zasoby ludzkie?
   • Jak dać sobie radę z połączeniem codziennej pracy operacyjnej i pracy w projekcie?


6. Typowe role (funkcje) w projekcie
   • Sponsor Projektu – typowe zadania i obszar odpowiedzialności
   • Kierownik Projektu – typowe zadania i obszar odpowiedzialności
   • Członek Zespołu – typowe zadania i obszar odpowiedzialności
   • Ekspert – typowe zadania i obszar odpowiedzialności
   • Dlaczego każdy menedżer i kierownik, to na swój sposób też kierownicy projektów?
   • A jaką rolę do odegrania ma zarząd?


7. Podział zadań w projekcie
   • Metody przydzielania obowiązków
   • Zasada jednoosobowej odpowiedzialności i dlaczego nie wyklucza ona ścisłej współpracy pomiędzy członkami zespołu projektowego?


8. Podstawy dobrego zdefiniowania projektu
   • Cel projektu – (m.in. zasada SMART)
   • Zakres projektu
   • Karta projektu – jak wygląda, co zawiera, jak ją wypełniać i dlaczego bez karty projektu nie powinniśmy ruszać dalej


9. Planowanie – kluczowa umiejętność kierownika projektu
   • Tworzenie planu i harmonogramu projektu
   • MECE (mutually exclusive, collectively exhaustive) – przydatna zasada w pisaniu planu
   • Działania sekwencyjne a działania równoległe – jak je rozróżnić?
   • Konstruowanie wykresu Gantta
   • Ścieżka krytyczna i co z niej wynika?
   • Kamienie milowe – do czego służą?
   • Efekty prac i produkty prac – jak je dobrze sprecyzować?


10. Komunikacja w projekcie
    • Komunikacja wewnątrz zespołu projektowego
    • Komunikacja do organizacji


11. Podstawy zarządzania ryzykiem w projekcie
    • Jakie są proste metody zarządzania ryzykiem?
    Uwaga: znacznie więcej na ten temat – w ramach szkolenia „Zarządzanie ryzykiem w projekcie”


12. Raportowanie i kontrola stanu zaawansowania projektu
    • Proste narzędzia służące do raportowania i kontroli statusu prac
    • Procedury raportowania


13. Zarządzanie zmianami zakresu projektu
    • Karta zmiany zakresu – jak wygląda, co zawiera, jak ją wypełniać i dlaczego pomaga ona w utrzymaniu pełnej kontroli nad projektem pomimo zmian w trakcie jego trwania


14. „… nie po tym, jak zaczyna, ale jak kończy!”
    • O czym trzeba pamiętać zbliżając się do końca projektu?
    • Dlaczego kończenie projektów tak często jest dalekie od ideału?
    • Jak wdrożyć w organizacji rezultaty prac projektowych?